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新校区建设项目档案资料管理规定(试行)
2017-11-05 17:49   审核人:

第一章

第一条 为了加强和规范新校区建设项目档案管理,提高建设工程项目管理水平,根据《中华人民共和国档案法》,国家档案局、国家计委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档联发[1988]4号)等法律、法规、规章,特制定本规定。

第二条 建设工程档案资料是按照工程建设程序形成的反映项目建设的真实记录。建立完整、准确、系统的档案资料是实现建设工程质量、进度、投资和安全目标的重要保证,规范档案资料管理是做好工程竣工验收和运营维护管理的基本要求。

第二章 工程资料的归档内容

第三条 工程资料归档内容

一、前期文件

(一)综合性文件

1、重要会议记录、纪要、考察、调查报告,专家建议文件;

2、有关请示、批复、批准等文件;

3、有关合同、协议等文件。

(二)立项依据性文件

1、项目建议书(含报请审批的报告与文本)、附件及批复;

2、可行性研究报告(含报请审批的报告与文本)、附件、环境影响评估报告及批复;

3、设计任务书及批复;

4、建设用地选址意见书及批复;

5、国家土地使用证及地形图;

6、建设用地规划许可证及核准的地形图;

7、建设工程规划许可证及核准的建设工程位置地形图及总平面图;

8、环保、卫生、消防(审图证)、人防、交警、绿化等审核文件。

二、设计技术文件

1、勘察、设计合同及招标、投标文件;

2、工程水文、地质勘探报告及地质图;

3、方案设计及工程估算;

4、初步设计及工程概算;

5、施工图设计及工程预算;

6、工程结构设计计算书及说明书。

三、施工技术文件

(一)综合文件

1、施工合同及招标、投标文件;

2、施工预算;

3、施工组织设计等质量计划文件;

4、开、竣工报告;

5、工程质量事故报告及处理记录;

6、重大工程事故责任人登记文件。

(二)测量类文件及沉降观察

1、施工定位测量;

2、工程沉降,位移观测记录;

3、工程测量成果资料(边界、标高、测设、导线、水准点等)。

(三)桩基类文件

1、桩施工记录;

2、桩标高的偏差和位移实测记录;

3、桩加固处理记录;

4、桩检测报告;

5、维护结构及设计说明;

6、其他地基、基础处理记录;

7、桩基竣工报告。

(四)质评类文件

1、单位工程外观、实测、内业资料综合评分表;

2、分项、分部工程质量验收证明书(桩基、基础、主体);

3、电梯分部工程质量验收证明书;

4、烟(风)道,垃圾道检查记录表;

5、地基验槽记录;

6、隐蔽工程验收记录;

7、单位工程感观质量评定表。

(五)施工材料质量保证文件

1、原材料汇总及质量证明单、试验报告

1)水泥、砂、石、钢筋、焊条;

2)防水、防腐、隔热保温材料。

2、施工试验汇总表及试验报告

1)砂浆级配通知单,试块抗压试验;

2)混凝土级配通知单(或出厂通知单)及抗渗、抗压试验;

3)钢筋焊接试验;

4)砂垫层环刀测定;

5)防水工程试水试验;

6)回填土密实度测定。

3、预制构件明细表及合格证、试验报告

1)钢筋混凝土构件、钢构件;

2)钢门窗、木制门窗。

(六)设计变更的依据性文件

1、设计变更的依据性文件汇总表;

2、设计变更通知书;

3、业务联系单;

4、技术核定单;

5、工程师指令;

6、工程会议纪要。

(七)、监理文件

1、监理合同及招标、投标文件;

2、各施工阶段的质量评估报告;

3、工程质量评估报告。

四、竣工验收文件

(一)工程竣工验收备案文件

1、建设工程竣工验收备案表;

2、建设工程竣工验收报告;

3、勘察单位工程质量检查报告(合格证明书);

4、设计单位工程质量检查报告(合格证明书);

5、施工单位工程质量竣工报告(合格证明书);

6、监理单位工程质量评估报告(合格证明书)。

(二)工程决算及审价报告

(三)其他专业竣工验收鉴定证书(包括消防、环保、卫生防疫、环卫、电梯、劳动保护等专业)

(四)其他项目竣工验收文件

(五)现场声像资料

1、工程现场原地物、地貌和建成后建筑物的照片、录像;

2、重大工程建设全过程的照片和录像。

五、竣工图

(一)总平面布置图

(二)建筑、结构竣工图

(三)大型设备基础竣工图

(四)电力、照明、给水、排水、煤气、通讯、暖通、监控、电梯等专业竣工图

(五)建设用地范围内地下综合管网图(含管线接口位置)

六、上各条未列出的其他档案资料,如工程承包、材料设备采购补充协议等。

第三章 工程资料的收集与保管

第五条 综合部负责建设工程资料的汇总和归档。

第六条 第二章第四条前期文件、设计技术文件所涵盖的工程资料及施工技术文件内的施工合同及补充协议、招标、投标文件、施工预算由负责该项工作的人员收集,并在项目实施过程中及时将资料(原件)送综合部存档,需要学校档案室留存的转交学校档案室存档。

第七条 第二章第四条施工技术文件、竣工验收文件与竣工图所涵盖的工程资料由该工程项目的负责人收集,并在项目实施过程中保管资料原件。

第八条 工程资料归档时间。应在每个项目完成后,工程结算送审前,由项目管理人员连同移交目录一起向资料管理人员移交归档,并做移交登记。未办理档案移交的项目工程结算不予送审。待项目审计完成并向政府部门备案后,审计报告连同工程竣工验收备案文件也应及时归档并做移交登记。

第九条 资料管理人员应按照文件形成的先后顺序或项目完成的情况及时收集、分类整理、编目造册,便于查阅和归档。

第四章 工程资料的查阅与留存

第十条 因工作需要查阅已归档的存入校档案管的工程资料,依照校档案管相关规定查阅。

第十一条 因工作需要查阅综合部自存的工程资料,应向保管人员办理借阅手续,用完后及时归还。

第十二条 因工作需要留存档案资料,应事先向保管人员说明情况并办理登记手续。

第五章 建设工程竣工备案文件的编制

第十三条 在工程竣工验收阶段,要按照相关文件要求,做好竣工验收工作。

第十四条 工程竣工备案文件的编集、整理与报送由工程部负责,综合部协助办理。

第六章 学校档案室工程资料的归档

第十五条 学校档案室工程资料的编制与报送由综合部负责,按照校档案室归档要求执行。

第十六条 工程部负责按照校档案室归档要求将工程资料分类整理后移交给综合部,并协助资料管理人员做好归档与报送工作。

第七章 工程资料管理人员工作职责和保密职责

第十七条 工程资料管理人员工作职责

一、接收。接收资料时,须按归档要求认真验收,并办理交接登记手续。

二、分类、整理。及时对接收的资料一定的分类原则、使用统一的分类标准进行分类;用排列序号、加盖档号章、装订的方法进行整理。

三、录入。对已经分类、整理后的资料及时录入,随手装盒、存架保管。

四、存放。存放时应按从上至下,从左到右顺序存放,以便于管理、利用。

五、定期核查。定期对处内自存的工程资料进行检查,核对,对应交而未交的资料(特别是后期的竣工报告等资料)及时追回;对破损或载体变质的档案,及时进行修补、复制。

第十八条 保密措施。严格遵守保密制度及借阅规定,确保处内留存的工程资料安全,不擅自扩大利用范围,防止造成泄密。

第十九条 为确保工程资料安全,存放库房实施封闭制度,钥匙由新校区建设办公室保管。

第八章

第二十条 本办法由新校区建设指挥部负责解释。

第二十一条 本办法自发布之日起实施。

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